沈 飞 (Eden)

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项目管理整体管理论文

摘要:

2020年9月,我有幸作为项目经理负责了某某市的“城市管理数字化信息采集系统“项目的建设,该项目投资658万元人民币,建设工期为12个月。通过该项目的建设,实现了该市城市管理数字化信息采集的工作,实现了以人工巡查为主,机械巡查等方法为辅;及时准确地发现城市管理中的各种违章事件,损坏部件,并通过信息采集器进行上报核查,以及对各类途径投诉问题进行核实,实施各类专项普查工作等操作,该项目于2021年8月,通过了业主方的验收,赢得了用户的一致好评,使项目获得了圆满成功。 本文结合我的实际经验,以该项目为例,讨论了大型复杂项目信息系统中的”项目整体管理“在项目实施过程的重要性,并分别论述了项目章程和项目范围说明书的制定,项目管理计划的制定,项目的指导与管理,项目的监督,控制和变更等方面。

正文

2020年9月,我公司承接了某某市”城市管理数字化信息采集系统“的项目建设。我受公司委托担任此项目的项目经理,该项目投资650万元人民币,建设工期为一年于2021年8月通过业主方的验收。通过该项目实现了该市城市管理数字化信息采集的工作,实现了以人工网格巡查为主,机械巡查等方法为辅,及时准确地发现城市管理中的违章事件、损坏部件,并通过信息采集器进行上报、核查以及对各类途径投诉问题进行核实;实施各类专项普查工作等操作。该系统采用J2EE体系结构,可实现B/S、手机客户端等多客户端接入,开发环境采用eclipse(Helios Service Release 1),数据库采用Oracle 11g。

由于该系统具有建设规模大、周期长,参与人员与涉及的干系人众多等特点;为了保证项目圆满完成,我组建了强矩阵的项目组织结构,通过有效的项目管理,特别是出色的项目整体管理,我带领着整个项目团队走向成功。下面,我将结合实际经验,分别从制定项目章程和项目范围说明书,制定项目管理计划,指导与管理项目工作,监督项目工作、实施整体变更控制、结束项目或阶段等几个方面进行简要论述。

一,制定项目章程和范围说明书

项目章程是一个正式批准的项目文件,这标志着该项目正式启动。为了保证项目的顺利实施,我们首先邀请了城市管理指挥中心的领导、相关领域的专家共同制定了项目章程并签字;同时,在项目启动大会上,我被任命为此项目的项目经理。

项目章程为整个项目的有序的实施,提供了强有力的保证。它包括项目目的和项目批准的原因,可测量的项目目标及相关成功的标准,项目的总体要求,总体预算,概括的里程碑计划等内容。

其次,在项目章程的基础上,我们编制了项目范围说明书,确定了范围的目标、边界、产品验收标准等内容,对项目的范围达成了共识,并请各项目干系人进行了确认,以此防止项目后期范围蔓延,将项目需求的变更控制在有效的范围之内。

二、制定项目管理计划,

项目管理计划,确定了执行监督控制和结束项目的方式方法等全局性的内容。项目管理计划是其他各子计划的依据和基础,是保证项目顺利实施,并取得成功的关键。

在本项目中,我和我的团队共同编制了项目管理计划,编制项目管理计划时,我们参照了项目章程,事业环境因素,组织过程资产等内容。编制的项目管理计划,包括:项目范围管理,进度管理,成本管理,质量管理,人力资源管理,干系人管理,风险管理,采购管理等;详细规划了项目的具体进度安排,里程碑清单,资源日历等内容。

三,指导与管理项目执行

指导与管理项目执行过程中,要求项目经理和项目团队采取各种行动执行项目管理计划,完成项目范围说明书中明确的工作。在项目执行过程的初期,由于大家互不了解,为了让工作更顺利开展,我积极协调项目团队成员和其他项目干系人的关系,满足项目的要求,达到项目的目的。

同时,在指导和管理项目执行中,我以项目管理计划和批准的变更请求为依据,每周五定期组织团队人员召开工作会议,总结和汇报项目进度遇到问题,讨论解决方式;另外,每两周我还会组织一次各干系人参与的会议,汇报项目进度,成本支出情况等内容,并听取他们的反馈意见,及时对项目进行合理的正式变更,并形成了工作绩效数据,和一些必要的变更请求。

四、监控项目工作

监控项目工作就是在项目活动执行的过程中,不断地将项目的计划与实际进展进行对比发现偏差,及时解决偏差的过程。

在此项目中,由于某市疫情反复,发生有团队成员被居家隔离的情况。随后,我们进行了一次业绩测量,将PV,AC,EV三个指标进行了偏差与趋势分析;发现成本有超支,进度有滞后的趋势;为此,我们采取了几项措施,主要包括:向公司要求指派高效的人员,对活动安排进行适当的调整,增加活动进行的并行度,取得了明显的效果。半个月后,我们成本和进度的控制,都达到了计划的要求。

五、实施整体变更控制

在项目实施过程中,各种类型的变更是不可避免的。为了防止不可控的变更,对项目进展带来不利影响,我们在项目初期就成立了项目控制委员会CCB;并要求所有的变更,都必须严格的执行变更控制流程,即“变更申请→变更评估→变更决策→变更实施→变更验证→沟通存档”对整个项目的需求变更进行管理控制,通过这些措施的运用,保证了项目目标的实现,避免一些不必要的纷争。

六、结束项目或阶段

结束项目或阶段是完结所有项目管理过程组的所有活动,以正式结束项目或阶段的过程。本过程的主要作用是,总结经验教训,正式结束项目工作,为开展新工作而释放组织资源。

项目结束阶段包括合同收尾和管理收尾,主要是对已完成的可交付成果请求客户确认并签字。我们通过组织会议,邀请公司领导,城市管理中心指挥中心的领导,行业专家等其他相关干系人参与本过程,确保所有工作完结。同时,将项目的开发文档和管理文档进行整理,归档,更新组织过程资产,移交相关档案等工作。

经过我们团队不懈努力,历时12个月,本项目终于2021年8月顺利通过某某市城市管理指挥中心的验收,得到了相关的领导和城管巡查人员的一致好评。
本项目的成功,得益于我成功的项目整体管理,当然在本项目中,其实还有一些不足,比如疫情的反复,导致团队成员被隔离;不过,经过我后期的纠偏,并没有对项目产生什么影响。后续工作中,我将不断地学习和实践,多和同行专家交流,提升自己的业务和管理水平,为我国信息化建设做出自己的努力。

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